Ville de Québec

Chargé de projets

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Paru le:
Fermé le:
06-27-2019
07-27-2019

Description:

Description du poste

Nous cherchons actuellement un(e) chargé(e) de projet pouvant faire le lien entre notre clientèle en gestion d’événements et notre système d’inscriptions INSCRIPT. Cette personne sera appelée à évaluer les besoins de nos clients et mettre en place les formulaires d’inscription les plus efficients pour le succès de leurs événements. Les tâches incluent également le suivi des inscriptions, le service à la clientèle pour les participants, la gestion du comptoir d’inscription sur le site des événements et toute tâche connexe. Le tout dans un environnement de travail agréable et décontracté; horaires de travail flexibles et possibilité d’avancement.

Principales tâches à réaliser

  • Monter des offres de services et contrats;
  • Gérer des dossiers d’inscription, depuis l’appel d’offres jusqu’à la fermeture de l’événement;
  • Documenter les besoins des clients en matière d’inscription;
  • Réunir tous les textes, adresses, visuels et logos nécessaires pour le montage des formulaires d’inscription en ligne, les courriels automatisés, factures d’inscription, etc.
  • Collaborer avec le service informatique pour la mise en place, les tests et suivis des formulaires en ligne et des rapports; s’assurer de respecter la soumission et les coûts établis;
  • Formation et support aux clients pour l’utilisation du système d’inscription en mode administrateur;
  • Collaborer à l’opération de la centrale de services à la clientèle en inscription, en répondant aux appels téléphoniques et aux courriels des participants, selon les procédures établies par la direction;
  • Suivre et vérifier les inscriptions, les paiements, listes et rapports selon les ententes avec les clients;
  • Saisir des inscriptions, gérer les doublons d’inscription, effectuer un suivi des courriels qui rebondissent, répondre aux lignes d’appel des événements;
  • Étudier les rapports financiers de l’événement afin de signaler d’éventuels problèmes, proposer l’envoi de rappels de paiement aux participants inscrits, etc.
  • Effectuer les différentes tâches de planification à la production des insignes d’identification;
  • Engager et superviser des employés temporaires, en plus de prévoir les espaces de travail, les équipements et les horaires;
  • Réviser & valider les factures des fournisseurs;
  • Préparer la facturation des clients;
  • Réserver l’hébergement et le moyen de transport pour les événements à l’extérieur de Québec;
  • Réserver les équipements, transporter, monter & démonter les postes d’inscription sur place;
  • Sur les lieux d’un événement : superviser le montage de l’aire d’inscription; former les employés de saisie, superviser les services d’inscription pendant tout l’événement et gérer les urgences selon les indications du client, etc.
  • Assurer le suivi post-événement, les besoins en rapports spécifiques, la remise de la base de données, le suivi des paiements;
  • Rédiger le post mortem de l’événement et confirmer le service pour l’année suivante;
  • Contribuer au développement du système Inscript en testant les formulaires en cas de mise à niveau, et en transmettant des suggestions.

Connaissances requises

  • Maîtrise du français parlé et écrit (orthographe impeccable); anglais parlé et écrit (un atout).
  • Formation complétée en service à la clientèle.
  • Expérience pertinente d’au moins 4 ans au niveau de la coordination ou de la gestion d’événements est un atout.
  • Maîtrise de la suite Office, Outlook, Acrobat et des principaux fureteurs; bonne connaissance de logiciels d’inscription, de réservation ou similaires. Si le travail ne requiert pas de connaissance des langages de programmation, il est toutefois important que le (la) candidat(e) comprenne les mécanismes d’un logiciel d’inscription. Être à l’aise avec les réseaux d’ordinateurs, imprimantes, connexions et nouvelles technologies.

Qualités demandées

  • Sens de l’organisation et autonomie; excellente capacité à planifier et organiser son travail afin de respecter les échéanciers;
  • Bonne aptitude à écouter et comprendre les besoins des clients afin de bien les servir;
  • Être pro actif dans ses relations avec les clients, les fournisseurs et les collègues de travail;
  • Être disponible pour travailler occasionnellement le soir et le week-end à l’occasion d’événements;
  • Minutie dans le travail, souci du détail, diplomatie et courtoisie dans les relations;
  • Avoir de l’initiative et le sens de l’humour;
  • Aptitude pour le service à la clientèle et le travail en équipe;
  • Savoir gérer avec calme et de façon responsable les situations d’urgence; être apte à travailler sous pression;
  • Respect des politiques d’entreprise.

Début du mandat Immédiatement

Durée du mandat Temps plein, à l’année

Lieu de travail Québec; parfois à l’extérieur de la ville et à l’étranger si vous devez assurer la logistique d’un événement ailleurs qu’à Québec

Salaire Selon expérience et niveau de bilinguisme; les fins de semaine sont payés

Horaire 40 heures par semaine (jours ouvrables de 8h30 à 17h30); horaire variable pendant les événements.

Vacances 2 semaines

Type d'emploi : Temps Plein

Salaire : 40 000,00$ à 50 000,00$ /année

Expérience:

  • Gestion de Projet: 1 an (Souhaité)

Formation:

  • École Secondaire (Souhaité)

Langue:

  • Anglais (Souhaité)
  • Français (Requis)
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