Musée de la civilisation

Secrétaire de direction

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Paru le:
Fermé le:
06-10-2019
07-10-2019

Description:

Description

La personne titulaire du poste a comme mandats d’assurer un soutien administratif facilitant la circulation de l’information entre le directeur, les membres du personnel, les clients et les intervenants externes; de collaborer au suivi des contrats de fonctionnement et d’entretien, des factures et des budgets gérés par la Direction et d’assumer des responsabilités relatives au secrétariat de la Direction.


De façon plus spécifique, elle aura à :

  • S’assurer de bien connaître l’ensemble des besoins en support administratif de la Direction;
  • Se tenir informée des dossiers en cours afin de trier, de traiter et d’effectuer un suivi des questions et demandes reçues par téléphone, par courrier ou par courriel;
  • Compléter les fiches de suivis des contrats à court, moyen et long termes et codifier, selon les normes en vigueur;
  • Effectuer des bons de commandes et transmettre aux fournisseurs;
  • Vérifier les factures et les codes comptables et diriger les factures aux chargés de projet et au directeur pour approbation;
  • Collaborer à la vérification des données budgétaires du maintien des actifs, du fonds d’exploitation et des projets spéciaux à la demande du directeur ou des chargés de projet;
  • Transmettre les rapports de suivi budgétaire et toute information nécessaire à la vérification de la facturation aux collaborateurs des ressources financières;
  • Tenir l’agenda du directeur, prendre les dispositions s’y rattachant;
  • Effectuer les réclamations de frais de déplacement du personnel de la Direction;
  • Concevoir, rédiger et corriger des documents;
  • Vérifier la qualité et la forme linguistique des textes et mettre en page divers documents : présentations, correspondance, contrats, notes de service, rapports et autres;
  • Élaborer des tableaux, des listes, des rapports et des statistiques générés à l’aide d’outils bureautiques de la suite Office et de l’outil de gestion des ressources financières et matérielles.
  • Compétences recherchées

    COMPÉTENCES RECHERCHÉES

    Nous recherchons une personne reconnue pour son orientation client, son ouverture, son sens de la collaboration, ses habiletés d’adaptation, sa discrétion, son sens de l’organisation, ses capacités à demeurer concentrée et attentive ainsi que sa minutie et son souci du détail.

     Exigences

    • DEP en secrétariat ou formation en bureautique
    • Minimum de deux ans d’expérience dans des fonctions similaires
    • Maîtrise orale et écrite de la langue française
    • Aisance avec les outils bureautiques de la suite Office et les outils de gestion financières et matérielles
    • Connaissance de Virtuo et Pivotal, un atout. 
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