Ville de Lévis

BANQUE DE CANDIDATURES - PERSONNEL DE SECRÉTARIAT (COMMIS-SECRÉTAIRE ET SECRÉTAIRE DE GESTION)

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Paru le:
Fermé le:
03-11-2019
03-24-2019

Description:

Étant la 7e plus grande ville du Québec, Lévis agit comme principal pôle urbain, économique et institutionnel de la région Chaudière-Appalaches. Lévis se positionne en tête de liste de nombreux palmarès depuis des années pour le milieu de vie agréable, accessible et sécuritaire qu'elle offre aux Lévisiennes et Lévisiens. La passion du service au citoyen, l'esprit d'équipe, l'excellence, l'innovation et l'intégrité sont les valeurs qui guident les actions quotidiennes des employés. La Ville de Lévis est à la recherche de personnes qualifiées pour constituer une banque de candidatures de commis-secrétaire et de secrétaire de gestion pour des remplacements temporaires selon les besoins des directions. Vous aurez donc la chance de travailler dans des domaines aussi variés que la vie communautaire, la sécurité publique, le tourisme, l'urbanisme, le développement économique, l'environnement, les travaux publics, les communications et bien d'autres. À la fin de chaque mandat, la personne peut être affectée à un autre mandat au sein de l'organisation.

TÂCHES SPÉCIFIQUES

Commis-secrétaire : 1. Donne ou reçoit de l'information d'ordre courant par téléphone, par courriel ou au bureau. Lorsque requis, effectue les recherches nécessaires pour obtenir ou fournir des renseignements usuels. Voit à l'accueil de la clientèle. 2. Dépouille, achemine et expédie la correspondance aux personnes concernées. 3. Rédige à partir des directives reçues, différents textes, tels que correspondance, rapports, tableaux, formulaires, listes, etc., en apportant une attention particulière à la grammaire et à l'orthographe. 4. Complète, vérifie, corrige et concilie des listes, documents et réquisitions selon les directives. Tient et met à jour des banques de données. 5. Tient à jour, l'inventaire de la papeterie et des fournitures de bureau et prend les dispositions s'y rattachant. 6. Effectue des calculs de nature simple et tient une petite caisse. 7. Ouvre et tient à jour différents dossiers de son secteur d'activités. 8. Prépare et assemble les documents pertinents pour des réunions, comités ou autres et les distribue aux personnes concernées. 9. Effectue différentes tâches générales de bureau telles que classement, photocopies, assemblage de documents, etc.

Secrétaire de gestion :

1. Rédige et saisit, en fonction des directives reçues, différents textes tels que lettres, rapports, tableaux, comptes rendus, correspondances, etc., en apportant une attention particulière à la grammaire et à l'orthographe de ces travaux dans les styles et les formes appropriés. 2. Tient à jour l'agenda de son supérieur immédiat ou sa supérieure immédiate et prend les dispositions s'y rattachant. 3. Accueille les personnes ou répond aux demandes de renseignements par téléphone, filtre et achemine les appels aux personnes concernées, prend les messages s'il y a lieu et effectue, sur demande, des appels téléphoniques et procède à certaines vérifications auprès de différents intervenants et intervenantes. 4. Assure le suivi et la mise à jour des dossiers et des échéanciers se rattachant à la gestion du personnel, à la comptabilité, à l'équipement, aux achats et toutes autres formes administratives relatives à son secteur. 5. Reçoit le courrier, en prend connaissance, le trie et le distribue aux personnes concernées. Rédige la correspondance courante. 6. Ouvre et tient à jour les dossiers ou registres relatifs à son secteur, en assure le suivi, fait les rappels et les recherches nécessaires. Classe les documents de son secteur selon le système en vigueur et assure la confidentialité de certains dossiers. 7. Achemine divers documents aux personnes ou services concernés. 8. Vérifie et compile, sur les documents ou formulaires appropriés, diverses données ayant trait aux activités de son secteur. 9. Rassemble les feuilles de temps, procède à une vérification sommaire, inscrit les données et prépare le sommaire de paie du personnel de son unité administrative. 10. Assure l'organisation matérielle des réunions, comités ou autres, effectue les convocations et réservations nécessaires, prépare la documentation pertinente aux sujets discutés, y assiste sur demande, dresse un compte rendu et en assure le suivi clérical. Participe au suivi administratif de certaines réunions, certains comités ou autres. 11. Alimente, met à jour et exploite des banques de données. 12. S'il y a lieu, tient à jour l'inventaire de la papeterie et de fournitures de bureau et prend les dispositions s'y rattachant. Fait les appels de service en cas de bris ou de mauvais fonctionnement des appareils de bureau. 13. Compile des données pour fins de statistiques. 14. Effectue différentes tâches générales de bureau tels que classement, photocopies, assemblage de documents, etc.

EXIGENCES DU POSTE Commis-secrétaire : - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou l'équivalent - Minimum d'au moins un (1) an d'expérience pertinente à la fonction Secrétaire de gestion : - Diplôme d'études professionnelles en secrétariat ou l'équivalent - Minimum deux (2) années d'expérience pertinente à la fonction

COMPÉTENCES RECHERCHÉES

- Maîtrise du français écrit - Connaissance de la Suite Office (Word, Excel, Outlook) - Sens client - Collaboration et travail d'équipe - Agilité et résolution de problème - Planification et organisation - Sens de l'innovation et de la créativité Les candidates et les candidats seront soumis à des tests afin d'évaluer leur candidature.

LIEU DE TRAVAIL L'ensemble des bureaux administratifs du territoire de la Ville de Lévis

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